Fecha de Última Actualización: 16 de Abril de 2025

1. OBJETIVO Y ALCANCE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) tiene como objetivo informar a los titulares de datos personales sobre cómo Weppa Group LLC6558305 Nuevo México  (en adelante, “Chatia.app”, “nosotros” o “nuestro”), en su calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento (según corresponda), recolecta, usa, almacena, circula y suprime (en adelante, “Tratamiento”) los datos personales, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes en Colombia.

Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de Chatia.app, recolectados a través de nuestro sitio web (Chatia.app y subdominios), nuestra plataforma de servicios, formularios de contacto, procesos de registro, comunicaciones de soporte y cualquier otro medio utilizado para la prestación de nuestros servicios (en adelante, “el Servicio”). Aplica a nuestros clientes (“Usuarios”), visitantes del sitio web y a los datos personales de terceros (ej. clientes de nuestros Usuarios) que sean procesados a través de nuestra plataforma bajo instrucción de nuestros Usuarios.

2. DEFINICIONES PRINCIPALES (Según Ley 1581 de 2012)

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual, datos biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión).
• Transferencia: Envío de datos personales dentro o fuera de Colombia cuando el Responsable y/o Encargado ubicado en Colombia envía la información a otro receptor (Responsable) que se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

• Razón Social / Nombre: Weppa Group LLC
• NIT: 6558305
• Domicilio Principal: Cra. 17 #9-70, Pinares Pereira
• Correo Electrónico: [email protected]
• Teléfono: (+57) 3151515015
• Sitio Web: https://chatia.app

Roles:

• app actúa como RESPONSABLE del Tratamiento respecto a los datos personales que recolecta directamente de sus Usuarios (clientes) para el registro, facturación, soporte y gestión de la relación comercial.
• app actúa como ENCARGADO del Tratamiento respecto a los datos personales que nuestros Usuarios (quienes actúan como Responsables) recolectan de sus propios clientes o terceros y procesan utilizando la plataforma Chatia.app. En este caso, Chatia.app realiza el tratamiento por cuenta e instrucción del Usuario.

4. PRINCIPIOS RECTORES

El Tratamiento de datos personales en Chatia.app se regirá por los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento se sujetará a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y normas aplicables.
• Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima informada al Titular.
• Libertad: El Tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales en cualquier momento.
• Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos y la ley. Los datos no estarán disponibles en medios de acceso público, salvo los datos públicos.
• Seguridad: Se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con Chatia.app.

5. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Recolectamos y tratamos diferentes tipos de datos según el rol del Titular:

1. Datos de Usuarios de Chatia.app (Clientes – Chatia.app como Responsable):
   * Datos de Identificación: Nombre, apellido, tipo y número de identificación (cédula, NIT), correo electrónico, número de teléfono.
   * Finalidad: Crear y administrar la cuenta del Usuario, verificar identidad, establecer comunicación contractual y comercial.
   * Datos de Contacto Comercial: Cargo, nombre de la empresa, dirección de la empresa.
   * Finalidad: Gestionar la relación comercial, enviar comunicaciones relevantes sobre el servicio.
   * Datos de Facturación: Dirección fiscal, información de pago (puede ser gestionada por pasarelas de pago externas, en cuyo caso aplicarán sus políticas), historial de pagos.
   * Finalidad: Emitir facturas, procesar pagos, cumplir obligaciones fiscales.
   * Datos de Uso del Servicio: Registros de actividad (logs) dentro de la plataforma, dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, interacciones con el servicio.
   * Finalidad: Monitorear y mejorar el rendimiento y seguridad del Servicio, analizar tendencias de uso, prevenir fraudes, cumplir requisitos legales.
   * Datos de Soporte: Contenido de las comunicaciones con nuestro equipo de soporte (chats, correos electrónicos).
   * Finalidad: Proveer asistencia técnica, resolver problemas, mejorar el soporte.
   * Cookies y Tecnologías Similares: Información recolectada a través de cookies.
   * Finalidad: Mejorar la experiencia de usuario, análisis, personalización.
2. Datos Tratados por Cuenta de Nuestros Usuarios (Clientes – Chatia.app como Encargado):
   * Nuestros Usuarios utilizan Chatia.app para comunicarse con sus propios clientes o contactos (“Usuarios Finales”). Los datos personales de estos Usuarios Finales son ingresados y gestionados por nuestros Usuarios (los Responsables). Chatia.app, como Encargado, puede tener acceso técnico a estos datos para la prestación del Servicio, pero no decide sobre sus finalidades. Estos datos pueden incluir, entre otros:
   * Nombres, apellidos, números de teléfono, direcciones de correo electrónico.
   * Contenido de las conversaciones (chats, mensajes).
   * Cualquier otro dato que el Usuario (Responsable) decida recolectar y procesar a través de la plataforma.
   * Finalidad (como Encargado): Procesar estos datos únicamente para permitir al Usuario (Responsable) utilizar las funcionalidades de la plataforma Chatia.app (gestionar conversaciones, enviar mensajes, etc.), realizar el mantenimiento técnico, asegurar la plataforma y cumplir con las instrucciones lícitas del Usuario (Responsable) y las obligaciones contractuales y legales como Encargado.
   * Responsabilidad del Usuario (Cliente): Nuestros Usuarios son los Responsables del Tratamiento de los datos de sus Usuarios Finales. Es su obligación garantizar que cuentan con la debida autorización de estos Titulares para recolectar y tratar sus datos a través de Chatia.app, así como de informarles sobre sus propios fines y políticas de privacidad.
3. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Chatia.app no recolecta activamente datos sensibles de sus propios Usuarios (clientes).

Respecto a los datos tratados por cuenta de nuestros Usuarios (como Encargados), advertimos a nuestros Usuarios (Responsables) que no deben utilizar la plataforma Chatia.app para recolectar o almacenar datos sensibles de sus Usuarios Finales, a menos que cuenten con la autorización explícita y reforzada de dichos Titulares y tengan una base legal sólida para hacerlo. El Usuario (Responsable) asume toda la responsabilidad por el tratamiento de datos sensibles que realice a través de nuestra plataforma. Chatia.app no será responsable por el tratamiento de datos sensibles realizado por sus Usuarios sin la debida autorización.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como Titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos (Artículo 8, Ley 1581 de 2012):

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Chatia.app.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Chatia.app (salvo excepciones legales).
• Ser informado por Chatia.app, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento (al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas).

8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (PQRs)

Para ejercer sus derechos (Consultas o Reclamos), el Titular o su causahabiente deberá enviar una solicitud escrita al siguiente canal:

• Correo Electrónico: [email protected]

Su solicitud deberá contener como mínimo:

1. Nombre completo y apellidos del Titular.
2. Número de identificación del Titular.
3. Descripción clara y precisa de la consulta o reclamo (qué derecho desea ejercer, sobre qué datos específicos).
4. Datos de contacto para recibir respuesta (dirección física y/o correo electrónico, teléfono).
5. Si aplica, documentos que soporten la solicitud.
6. Si actúa a través de apoderado o representante, adjuntar el poder o documento que lo acredite.

Tiempos de Respuesta:

• Consultas: Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá (no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término).
• Reclamos (Corrección, Actualización, Supresión, Revocatoria, Incumplimiento): Serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá (no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término). Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Chatia.app solicitará la autorización previa, expresa e informada a los Titulares (nuestros Usuarios) para el Tratamiento de sus datos personales al momento del registro o antes de iniciar la recolección. Esta autorización se obtendrá por medios que permitan su consulta posterior, como casillas de verificación (checkbox) vinculadas a esta Política y a los Términos y Condiciones, o mediante otros mecanismos idóneos.

Reiteramos que es responsabilidad de nuestros Usuarios (Clientes) obtener la autorización de sus Usuarios Finales para el tratamiento que realicen a través de Chatia.app.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Chatia.app implementa medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger los datos personales bajo nuestro control contra pérdida, robo, acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción. Estas medidas incluyen, entre otras, controles de acceso, cifrado (donde sea aplicable), copias de seguridad, firewalls, y políticas internas de seguridad de la información. Sin embargo, ningún sistema es 100% seguro, por lo que no podemos garantizar la seguridad absoluta de la información.

11. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y RETENCIÓN

Los datos personales recolectados por Chatia.app serán tratados durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con las finalidades expuestas en esta Política, para mantener la relación contractual o comercial con el Usuario, para cumplir con obligaciones legales (fiscales, comerciales, etc.) o según lo solicite el Titular en ejercicio de su derecho de supresión (siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información). Los datos de los Usuarios Finales procesados por cuenta de nuestros Usuarios se conservarán según las instrucciones del Usuario (Responsable) y mientras dure la prestación del servicio contratado, sujeto a las limitaciones técnicas y legales.

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Para la prestación del Servicio, es posible que Chatia.app utilice infraestructura tecnológica (servidores de alojamiento, proveedores de servicios) ubicada fuera de Colombia (ej. en Estados Unidos u otras jurisdicciones). Esto puede implicar la Transmisión y/o Transferencia internacional de datos personales.

Al aceptar esta Política, el Titular (Usuario de Chatia.app) otorga su autorización expresa e inequívoca para dicha Transmisión y/o Transferencia internacional, entendiendo que Chatia.app tomará las medidas contractuales y técnicas necesarias para asegurar que los Encargados o Responsables receptores en el exterior proporcionen niveles adecuados de protección de datos, en cumplimiento con la normativa colombiana y los estándares aplicables.

Nuestros Usuarios (Responsables) deben informar a sus Usuarios Finales sobre esta posibilidad si aplica al tratamiento que realizan a través de Chatia.app.

13. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Chatia.app se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los Titulares a través de nuestro sitio web, por correo electrónico o mediante avisos en la plataforma, antes de su entrada en vigor. La versión actualizada siempre indicará la fecha de la última modificación. El uso continuado del Servicio después de la notificación de los cambios implicará la aceptación de la Política modificada.

14. LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.